雷鸟运用技法

原文:(zeuux-universe) thunderbird/sieve提高效率的几点小经验分享

Real Softservice

Huateng Tower, Unit 1788
Jia 302 3rd area of Jinsong, Chao Yang

Tel: +86 (10) 8773 0650 ext 603
Mobile: 159 1111 7382
http://www.realss.com
经验

   1. 话题按线索组织;
   2. 内容按两个维度组织。文件夹和label须发挥不同的作用。我的做法是label
      表示应对(任务、待后需回复、等待响应)。注意label可以重用而文件夹
      不行(label可以有“重要”和“等待响应”同时定义),可以在一早上找出所
      有重要而等待别人响应的事。
   3. 建立自动过滤。我使用的sieve。
   4. 对于同时关心多个项目的人(我的情况),使用"用户名+项目名称"方式发
      信,使得回信进入相应的文件夹。比如zhangweiwu+ hbf at realss.com参与所
      有关于hbf项目的邮件。
   5. 对于邮件的归类操作,避免太多使用鼠标。我的方法是使用Nostalgy插件,
      此插件对所有的邮件/文件夹管理均使用键盘完成。 Nostalgy的另外一个重
      要用途是使用“L”快键关闭邮件夹列表,因为这个列表一般只有在打算进入
      邮件夹、移动曊时才有用,平常开在那里减少了邮件列表窗体的宽度,而邮
      件列表窗口总是不够宽的。
   6. 使用label的目的有两个:一:标记,以便在上下文中突出表现。二:查找
      (比如找到所有应回复的信件)。对于看到信打算回复时就有回复的时间的
      人表示羡慕,但是我是一般只有标记出来,等有时间时再回复。对于有查找
      目的的label定义搜索文件夹。
   7. 使用tmpfcc对于不同的信件临时设置发信地址(如上例4),以便同一位同
      事发来回信时,关于不同项目的不用经手动归类。
   8. 文件夹取名时,项目文件夹都放在Projects文件夹下做子文件夹,而非
      "project-hbf"这样的形式。主要是使键盘快键有效果(否则输入project七
      个字符仍不能定位邮件夹);
   9. 回复邮件到原邮件夹(而非Sent)对于跟踪线索非常重要!但是为了使这一
      点工作正常,自动过滤必先工作正常。
细节

   1. 必先考虑什么更适合做邮件夹,什么更适合做label。有排它性的内容适合
      在邮件夹中(比如不同的项目);有标记作用的是label。此外 label没有
      hierarachy。
   2. label的定义必须明确,否则不如没有。定义明确后,每个label对应的数字
      也需熟悉。
   3. 将需要花时间和不需要花时间的事区分开,将是否别人依赖的事区分开,将
      是否有兴致的事也需要分开。这些都需要使用label。有限的时间里先处理
      重要的事,重要的事先处理别人依赖的事(否则同时影响两人工作),次重
      的事而5分钟可以处理的,仍需在重要的事之前。判定当前邮件列表中的处
      理顺序,需考虑以下方面因素:
         1. 此事上下文(可以办吗?如果涉及问题必得到上海才能办,应避免它
            每天在北京的办公室里出现在列表里);
         2. 此事重要性;
         3. 此事是否可以5分钟内办完;
         4. 此事是否属于信息类(此类邮件应归到单独的文件夹中避免在安排待
            办事时添乱);
         5. 此事是否需要精力。在下午时一般无法处理创造性工作。
         6. 此事是否需要兴致。繁忙的早上一般无法回复爸爸关于音乐会的事,
            但是晚上可以。如果没有好的管理办法晚上可能会忘掉。
         7. 此事是否有人在等。
思考
  • 常有如下情况:

   1. 某时间后,如果某人仍不对某事做响应,就会误事。需要一种机制避免此时
      间悄悄到来然后误事,几天前就通知相应的人(及时通知);
   2. 某时间后,如果就某事没有决定或计划,就会误事(及时响应);

两种情况在Thunderbird 里都不能处理。使用Lightening仍觉麻烦(因为无法把邮 件和事件关联起来),同时邮件回复后,需去删除相应事件等。


反馈

创建 by -- ZoomQuiet [2008-06-27 07:37:19]