工作邮件规范化建议 |
概述
email 不仅仅是单纯的交流方式,同时是跟踪/记录工作进度的重要文献之一! 期望通过邮件格式的规范化来帮助大家可以更好的利用邮件来协调/记录/追踪工作;
参考::
推荐使用"bottom-posting"礼节,并注意:
- 裁剪你的引文! - 只保留和你回复相关的部分 - 删除大段代码 - 不要使用Original Message模式 - 不要使用HTML 格式 - 注意主题的设计
作到::
- 从主题应该可以标识这次工作交流的主要内容;
- 正文的所有内容应该思路清晰,简单扼要,包含所有必要信息,
- 可以使邮件在至少半年内,都可以有效的复检项目进度/问题/解决过程的依据
注意::
4W1H(When?Where?Why?Who?How?)的描述
通用工作邮件模板
主题部分
[邮件分类]邮件主题,最好使用动宾的完整句子,清除自动加的 "RE:" "回复:"
- e.g
"服务器"
不如
[内网环境]测试服务器帐号开通说明
"RE:服务器"
不如
[内网环境]测试服务器帐号 不能登录!"
正文部分
- 一事一邮,不要期望大家有耐心读完你的所有正文,前两行应该是内容的概要
- 尽量使用动宾短句,有大量形容词的句子不会提高理解效率的
- 尽可能条理化,使用 1. a. 的分层描述,有利于抓住重点
- 除非是群发邮件,否则可以省略称谓,节约邮件的珍贵版面吧
- 群发邮件不要用代词。“他稍后应能处理这个问题”对你很明白,
但对别人来说,他、这个、稍后都很不明确。
e.g
Zoom.Quiet,您好! 101.20.170.54 xxxx xxx,xxxx sudo -s 致 礼!
不如:
根据XX的要求,已开通内部测试机帐号: IP:101.20.170.54 user:xxxx pass:xxxx 可以使用 sudo -s
缀语部分
- 给出完整的发信人信息,有利于,快速使用更加直接的方式来确认工作问题
- 不要期望其它人永远记住你的电话分机,所以,不要浪费他人的时间,逼人家到通讯录中去搜索
主题分类
主题中的分类TAG,应该成为部门的文化标志, 一套精简,到位的分类约定,比的上正文的详细叙述; 也引导大家有效使用邮件客户端的过滤功能,提高工作邮件的处理能力!
建议当前可行的分类:
[OT]或是[离题] -- 自由话题不是工作的 [CMatrix] -- 配置管理环境群 [PMatter] -- 项目管理事务 ....
只要一套主题分类TAG 长期使用,就会形成工作邮件的整齐有序,可搜索,可追踪,线索清晰……
附件的最佳体验
就是不使用附件!
任何附件都需要邮件软件进行额外处理,以及逼迫对方进行点击等等的处理,忒浪费时间,想象你每天要阅读>500封邮件,而所有正文内容都在附件的压缩包中?
- 如果文字篇幅大,建议使用纯文本,因为聪明的客户端软件,会将纯文本附件的内容合并到邮件正文下面
即使一定要用,也使用OOo格式!
推荐使用OpenOffice.org 办公套件(简称 OOo)的原因如下:
- 自由软件!没有D版和升级的羁绊,道德上坦坦荡荡!
- 远离VB宏,不怕病毒
- 自含PDF 输出,正规化安全发布文档,也有助于公司形象
- (M$ Office 从来没有支持直接输出PDF! 将来也不可能了)
- 真正跨平台,有利与和国际友人交流
- (各类技术狂热人士,有很多不使用M$平台办公的)
…………
为什么建议使用OOo 电子表格作为常用格式
- 可以直接引入数据表格,不用嵌入操作
- 关注文档内容,不要丰富的文字排版,注重文档层次
- 可以输出格式化纯读本数据文档,利于自动程序分析处理
- …………
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沟通!需要代价。改进,由我作起!
-- ZoomQuiet (2006-05-31)