自由软件项目管理!

工作邮件规范化建议

概述

email 不仅仅是单纯的交流方式,同时是跟踪/记录工作进度的重要文献之一! 期望通过邮件格式的规范化来帮助大家可以更好的利用邮件来协调/记录/追踪工作;

参考::

推荐使用"bottom-posting"礼节,并注意:

- 裁剪你的引文!
    - 只保留和你回复相关的部分
    - 删除大段代码
- 不要使用Original Message模式
- 不要使用HTML 格式
- 注意主题的设计

作到::

  1. 从主题应该可以标识这次工作交流的主要内容;
  2. 正文的所有内容应该思路清晰,简单扼要,包含所有必要信息,
  3. 可以使邮件在至少半年内,都可以有效的复检项目进度/问题/解决过程的依据

注意::

通用工作邮件模板

主题部分

[邮件分类]邮件主题,最好使用动宾的完整句子,清除自动加的 "RE:" "回复:"

"服务器"

"RE:服务器"

正文部分

  1. 一事一邮,不要期望大家有耐心读完你的所有正文,前两行应该是内容的概要
  2. 尽量使用动宾短句,有大量形容词的句子不会提高理解效率的
  3. 尽可能条理化,使用 1. a. 的分层描述,有利于抓住重点
  4. 除非是群发邮件,否则可以省略称谓,节约邮件的珍贵版面吧
  5. 群发邮件不要用代词。“他稍后应能处理这个问题”对你很明白,
    • 但对别人来说,他、这个、稍后都很不明确。

缀语部分

  1. 给出完整的发信人信息,有利于,快速使用更加直接的方式来确认工作问题
  2. 不要期望其它人永远记住你的电话分机,所以,不要浪费他人的时间,逼人家到通讯录中去搜索

主题分类

主题中的分类TAG,应该成为部门的文化标志, 一套精简,到位的分类约定,比的上正文的详细叙述; 也引导大家有效使用邮件客户端的过滤功能,提高工作邮件的处理能力!

建议当前可行的分类:

[OT]或是[离题] -- 自由话题不是工作的
[CMatrix] -- 配置管理环境群
[PMatter] -- 项目管理事务
....

只要一套主题分类TAG 长期使用,就会形成工作邮件的整齐有序,可搜索,可追踪,线索清晰……

附件的最佳体验

就是不使用附件!

即使一定要用,也使用OOo格式!

推荐使用OpenOffice.org 办公套件(简称 OOo)的原因如下:

  1. 自由软件!没有D版和升级的羁绊,道德上坦坦荡荡!
  2. 远离VB宏,不怕病毒
  3. 自含PDF 输出,正规化安全发布文档,也有助于公司形象
    • (M$ Office 从来没有支持直接输出PDF! 将来也不可能了)
  4. 真正跨平台,有利与和国际友人交流
    • (各类技术狂热人士,有很多不使用M$平台办公的)

…………

为什么建议使用OOo 电子表格作为常用格式

  1. 可以直接引入数据表格,不用嵌入操作
  2. 关注文档内容,不要丰富的文字排版,注重文档层次
  3. 可以输出格式化纯读本数据文档,利于自动程序分析处理
  4. …………

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沟通!需要代价。改进,由我作起!


-- ZoomQuiet (2006-05-31)